NFS-e Obrigatória para Locadoras: O Que Muda em 2026

A Nova Era Fiscal para Locadoras de Veículos

A partir de 1º de janeiro de 2026, uma mudança significativa impacta todas as locadoras de veículos no Brasil: a obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) em padrão nacional. Esta determinação, prevista na Lei Complementar nº 214/2025, representa um marco na modernização tributária do setor.

Para locadoras que ainda utilizam faturas, notas de débito ou recibos como documentos fiscais principais, a adaptação é urgente e inadiável. Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber para manter sua locadora em conformidade.

O Que é a NFS-e Nacional?

A NFS-e Nacional é um sistema padronizado de emissão de notas fiscais de serviço que unifica os mais de 5.500 modelos municipais existentes no Brasil. Anteriormente, cada município tinha seu próprio sistema, gerando complexidade e custos elevados para empresas que operavam em múltiplas cidades.

Principais Características

• Padrão único nacional: Mesmo formato em todos os municípios
• Portal centralizado: Emissão através do Portal Nacional NFS-e
• Integração automática: Conexão com sistemas tributários federais
• Código específico: Locadoras usam o código 99.04.01 - Locação de Bens Móveis

Base Legal da Obrigatoriedade

A obrigatoriedade está fundamentada em importantes marcos legais:

• Emenda Constitucional 132/2023: Reforma Tributária que estabelece sistema nacional padronizado
• Lei Complementar nº 214/2025: Regulamenta a obrigatoriedade da NFS-e
• Nota Técnica CGNFS-e nº 005/2025: Define padrões técnicos para locação de bens móveis

O artigo 62, § 7º da Lei Complementar estabelece consequências severas para empresas que não se adequarem, incluindo interpretação de omissão de receita em casos de ausência de documento eletrônico.

Cronograma de Implementação

Entenda as datas importantes para sua locadora:

O Que Muda para Locadoras de Veículos

Fim da Fatura como Documento Fiscal

A mudança mais impactante: faturas deixam de ser aceitas como documento fiscal válido. Toda operação de locação - seja de carros, motos, caminhões ou vans - deve ser documentada via NFS-e.

Identificação Detalhada dos Veículos

A Nota Técnica 005/2025 exige informações detalhadas dos bens locados:

• Descrição completa do veículo
• Placa e RENAVAM
• Período da locação
• Valor discriminado dos serviços
• Código tributário 99.04.01

Integração com Reforma Tributária

As receitas passam a vincular-se automaticamente aos novos tributos IBS e CBS, facilitando a apuração fiscal mas exigindo controles mais rigorosos.

Riscos do Não Cumprimento

Locadoras que não se adequarem enfrentam sérias consequências:

• Omissão de receita: Falta de NFS-e pode ser interpretada como sonegação
• Multas significativas: Penalidades previstas na legislação tributária
• Problemas com clientes corporativos: Empresas precisam de NFS-e para dedução fiscal
• Irregularidade cadastral: Impedimento de participação em licitações
• Fiscalização intensificada: Sistema automatizado identifica inconsistências

Como se Preparar: Passo a Passo

1. Avalie seu Sistema Atual

Verifique se seu software de gestão está preparado para emitir NFS-e no padrão nacional. Sistemas modernos como a 7Carros já possuem essa funcionalidade integrada, eliminando preocupações com adequação técnica.

2. Revise Contratos de Locação

Atualize seus contratos retirando menções à fatura como documento fiscal principal. Inclua cláusula específica sobre emissão de NFS-e para cada operação.

3. Treine sua Equipe

Colaboradores das áreas administrativa, comercial e financeira devem entender o novo processo de emissão e suas implicações.

4. Realize o Recadastramento

Em 2026, será obrigatório o recadastramento no Portal Nacional. Antecipe-se preparando toda documentação necessária.

5. Teste a Emissão Antecipadamente

Aproveite o período de emissão voluntária para familiarizar-se com o sistema e identificar possíveis ajustes necessários.

Vantagens da Padronização

Apesar dos desafios de adaptação, a NFS-e Nacional traz benefícios significativos:

• Redução de custos: Um único sistema substitui múltiplas integrações municipais
• Simplificação operacional: Processo unificado em todo o país
• Menos erros: Padronização reduz inconsistências fiscais
• Transparência: Melhor controle financeiro e tributário
• Competitividade: Locadoras regularizadas ganham vantagem no mercado

7Carros: Sua Locadora Pronta para 2026

Locadoras que utilizam o sistema da 7Carros já estão preparadas para a nova legislação. Nossa plataforma oferece:

• Emissão de NFS-e integrada: Gere notas fiscais diretamente do sistema
• Padrão nacional homologado: Compatível com o Portal Nacional NFS-e
• Automatização completa: NFS-e emitida automaticamente ao finalizar locação
• Histórico organizado: Todas as notas armazenadas e acessíveis
• Relatórios fiscais: Apuração facilitada de impostos

Não espere o prazo se esgotar. Adeque sua locadora agora e evite surpresas desagradáveis em 2026.

Conclusão

A obrigatoriedade da NFS-e Nacional representa uma transformação importante para o setor de locação de veículos. Locadoras que se anteciparem terão vantagem competitiva, enquanto as que deixarem para última hora enfrentarão riscos fiscais e operacionais significativos.

O momento de agir é agora. Avalie seu sistema de gestão, capacite sua equipe e garanta que sua locadora estará em plena conformidade quando a obrigatoriedade entrar em vigor.