Reservas y alquileres
### Reservas y Alquileres
1. Acceso a pantalla:
- Accede a través del menú rápido o del menú Contratos > Alquileres > Alquileres y Reservas.
- Haga clic para agregar una nueva reserva o alquiler.
2. Diferencia entre Reserva, Abierta y Cerrada:
- Reserva indica que el vehículo está reservado para uso futuro.
- Abierto indica que la reserva se convirtió en alquiler y el cliente se fue con el vehículo.
- Cerrado indica que el vehículo ha sido devuelto y se ha completado el alquiler.
3. Datos iniciales:
- Seleccione empresa, lugar de recogida, lugar de devolución, fecha y hora.
- Informar al empleado cuando exista una comisión de por medio.
- Seleccionar el cliente responsable de la reserva o alquiler.
4. Vehículo y Plano:
- Elija el plan que se utilizará.
- En KM libre el sistema muestra menos campos, porque no hay control de franquicia.
- En KM controlados reportar tarifa diaria, bonificación, exceso de KM, tolerancia y retorno.
- Seleccionar grupo y vehículo disponible.
5. Seguros e Interventores:
- Definir si el seguro está incluido en el precio o se cobrará aparte.
- Agregar conductor, garante o garante adicional cuando sea necesario.
- Estas personas deberán estar previamente registradas como clientes.
6. Tarifas, Servicios y Finanzas:
- Incluye tarifas y servicios adicionales como limpieza o lavado.
- Elige el método de pago.
- Informar descuento, en su caso.
- Configurar un depósito y definir si el monto se contabilizará financieramente en el sistema.
7. Depósito de seguridad:
- Si el monto ingresó a la caja registradora de la empresa, selecciónelo para generar registros financieros.
- Si se trata de un pagaré o de un acuerdo sin aportación financiera, dejarlo sin asiento.
- Definir el plazo para devolver el depósito, como por ejemplo en el momento de la devolución o después de 60 días.
8. Pago y Reserva:
- Después de guardar, regrese a Finanzas para completar las entradas pendientes.
- Si el cliente ya pagó, cancelar el pago.
- Una vez comprobado todo, la reserva estará lista.
9. Firma e Impresión:
- Es posible solicitar la firma del cliente, incluso si no está presente.
- También es posible imprimir comprobantes, listas de verificación y otros documentos.
10. Conversión a Alquiler:
- Cuando llegue el día de recogida, cambie el estado de la reserva a abierta.
- Revisar los datos, consultar las finanzas y ahorrar.
- Después de la apertura, pueden aparecer nuevas opciones de impresión y envío.
11. Reemplazo de Vehículo:
- Si el alquiler está en curso y necesitas cambiar el vehículo, utiliza el icono de reemplazo.
- El vehículo anterior queda registrado en el historial para futuras consultas, como multas.
12. Regreso:
- Para regresar cambiar el estado a cerrado.
- Ingresar fecha y hora de llegada, odómetro y nivel de combustible.
- El sistema calcula diferencias, cargos o devoluciones necesarias.
- Una vez cerrado, el alquiler sale de la reserva estándar y lista abierta, pero se puede filtrar.
### Conclusión
- El flujo de reserva y alquiler abarca todo el proceso: reserva, desistimiento, pago, firma, reposición y devolución.
- Consultar el resumen y la información financiera en cada etapa ayuda a evitar errores en la operación.
### Palabras clave para la búsqueda
#Reservas #Alquileres #Alquiler De Vehículos #Depósito #Lista De Verificación #FirmaDigital #7CarSystem #Gestión De Flotas
1. Acceso a pantalla:
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2. Diferencia entre Reserva, Abierta y Cerrada:
- Reserva indica que el vehículo está reservado para uso futuro.
- Abierto indica que la reserva se convirtió en alquiler y el cliente se fue con el vehículo.
- Cerrado indica que el vehículo ha sido devuelto y se ha completado el alquiler.
3. Datos iniciales:
- Seleccione empresa, lugar de recogida, lugar de devolución, fecha y hora.
- Informar al empleado cuando exista una comisión de por medio.
- Seleccionar el cliente responsable de la reserva o alquiler.
4. Vehículo y Plano:
- Elija el plan que se utilizará.
- En KM libre el sistema muestra menos campos, porque no hay control de franquicia.
- En KM controlados reportar tarifa diaria, bonificación, exceso de KM, tolerancia y retorno.
- Seleccionar grupo y vehículo disponible.
5. Seguros e Interventores:
- Definir si el seguro está incluido en el precio o se cobrará aparte.
- Agregar conductor, garante o garante adicional cuando sea necesario.
- Estas personas deberán estar previamente registradas como clientes.
6. Tarifas, Servicios y Finanzas:
- Incluye tarifas y servicios adicionales como limpieza o lavado.
- Elige el método de pago.
- Informar descuento, en su caso.
- Configurar un depósito y definir si el monto se contabilizará financieramente en el sistema.
7. Depósito de seguridad:
- Si el monto ingresó a la caja registradora de la empresa, selecciónelo para generar registros financieros.
- Si se trata de un pagaré o de un acuerdo sin aportación financiera, dejarlo sin asiento.
- Definir el plazo para devolver el depósito, como por ejemplo en el momento de la devolución o después de 60 días.
8. Pago y Reserva:
- Después de guardar, regrese a Finanzas para completar las entradas pendientes.
- Si el cliente ya pagó, cancelar el pago.
- Una vez comprobado todo, la reserva estará lista.
9. Firma e Impresión:
- Es posible solicitar la firma del cliente, incluso si no está presente.
- También es posible imprimir comprobantes, listas de verificación y otros documentos.
10. Conversión a Alquiler:
- Cuando llegue el día de recogida, cambie el estado de la reserva a abierta.
- Revisar los datos, consultar las finanzas y ahorrar.
- Después de la apertura, pueden aparecer nuevas opciones de impresión y envío.
11. Reemplazo de Vehículo:
- Si el alquiler está en curso y necesitas cambiar el vehículo, utiliza el icono de reemplazo.
- El vehículo anterior queda registrado en el historial para futuras consultas, como multas.
12. Regreso:
- Para regresar cambiar el estado a cerrado.
- Ingresar fecha y hora de llegada, odómetro y nivel de combustible.
- El sistema calcula diferencias, cargos o devoluciones necesarias.
- Una vez cerrado, el alquiler sale de la reserva estándar y lista abierta, pero se puede filtrar.
### Conclusión
- El flujo de reserva y alquiler abarca todo el proceso: reserva, desistimiento, pago, firma, reposición y devolución.
- Consultar el resumen y la información financiera en cada etapa ayuda a evitar errores en la operación.
### Palabras clave para la búsqueda
#Reservas #Alquileres #Alquiler De Vehículos #Depósito #Lista De Verificación #FirmaDigital #7CarSystem #Gestión De Flotas