Réservations et locations
### Réservations et locations
1. Accès à l'écran :
- Accès via le menu rapide ou le menu Contrats > Locations > Locations et Réservations.
- Cliquez pour ajouter une nouvelle réservation ou location.
2. Différence entre Réservation, Ouverte et Fermée :
- La réservation indique que le véhicule est réservé pour une utilisation future.
- Ouvert indique que la réservation a été transformée en location et que le client est reparti avec le véhicule.
- Fermé indique que le véhicule a été restitué et que la location est terminée.
3. Données initiales :
- Sélectionnez l'entreprise, le lieu de prise en charge, le lieu de retour, la date et l'heure.
- Informer l'employé lorsqu'il y a une commission impliquée.
- Sélectionnez le client responsable de la réservation ou de la location.
4. Véhicule et Plan :
- Choisissez le plan qui sera utilisé.
- En KM gratuit, le système affiche moins de champs, car il n'y a pas de contrôle de franchise.
- En KM contrôlé, signaler le tarif journalier, l'indemnité, l'excédent de KM, la tolérance et le rendement.
- Sélectionnez le groupe et le véhicule disponible.
5. Assurances et intervenants :
- Définissez si l'assurance est incluse dans le prix ou sera facturée séparément.
- Ajouter un chauffeur, un garant ou un garant supplémentaire si nécessaire.
- Ces personnes doivent être préalablement enregistrées comme clients.
6. Frais, services et finances :
- Inclure les frais et services supplémentaires tels que le ménage ou le lavage.
- Choisissez le mode de paiement.
- Informer la remise, le cas échéant.
- Mettre en place un dépôt et définir si le montant sera comptabilisé financièrement dans le système.
7. Dépôt de garantie :
- Si le montant est entré dans la caisse enregistreuse de l'entreprise, sélectionnez-le pour générer des enregistrements financiers.
- S'il s'agit d'un billet à ordre ou d'un accord sans apport financier, laissez-le sans inscription.
- Définir la date limite de restitution de l'acompte, par exemple au moment du retour ou après 60 jours.
8. Paiement et Réservation :
- Après avoir sauvegardé, retournez aux finances pour terminer les entrées en attente.
- Si le client a déjà payé, annulez le paiement.
- Une fois que tout aura été vérifié, la réservation sera prête.
9. Signature et impression :
- Il est possible de demander la signature du client, même s'il n'est pas présent.
- Il est également possible d'imprimer des bons, des listes de contrôle et d'autres documents.
10. Conversion en location :
- Lorsque le jour de ramassage arrive, changez le statut de la réservation pour ouvrir.
- Examinez les données, vérifiez les données financières et enregistrez.
- Après ouverture, de nouvelles options d'impression et d'expédition peuvent apparaître.
11. Remplacement du véhicule :
- Si la location est en cours et que vous devez changer de véhicule, utilisez l'icône de remplacement.
- Le véhicule précédent est enregistré dans l'historique pour les consultations futures, comme les amendes.
12. Retour :
- Pour revenir, changez le statut en fermé.
- Entrez la date et l'heure d'arrivée, le compteur kilométrique et le niveau de carburant.
- Le système calcule les différences, les frais ou les rendements nécessaires.
- Une fois fermée, la location sort de la réservation standard et de la liste ouverte, mais peut être filtrée.
### Conclusion
- Le flux de réservation et de location couvre l'ensemble du processus : réservation, retrait, paiement, signature, remplacement et retour.
- La vérification des informations récapitulatives et financières à chaque étape permet d'éviter les erreurs dans l'opération.
### Mots clés pour la recherche
#Réservations #Locations #VehicleRental #Dépôt #Checklist #DigitalSignature #7CarSystem #FleetManagement
1. Accès à l'écran :
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- Cliquez pour ajouter une nouvelle réservation ou location.
2. Différence entre Réservation, Ouverte et Fermée :
- La réservation indique que le véhicule est réservé pour une utilisation future.
- Ouvert indique que la réservation a été transformée en location et que le client est reparti avec le véhicule.
- Fermé indique que le véhicule a été restitué et que la location est terminée.
3. Données initiales :
- Sélectionnez l'entreprise, le lieu de prise en charge, le lieu de retour, la date et l'heure.
- Informer l'employé lorsqu'il y a une commission impliquée.
- Sélectionnez le client responsable de la réservation ou de la location.
4. Véhicule et Plan :
- Choisissez le plan qui sera utilisé.
- En KM gratuit, le système affiche moins de champs, car il n'y a pas de contrôle de franchise.
- En KM contrôlé, signaler le tarif journalier, l'indemnité, l'excédent de KM, la tolérance et le rendement.
- Sélectionnez le groupe et le véhicule disponible.
5. Assurances et intervenants :
- Définissez si l'assurance est incluse dans le prix ou sera facturée séparément.
- Ajouter un chauffeur, un garant ou un garant supplémentaire si nécessaire.
- Ces personnes doivent être préalablement enregistrées comme clients.
6. Frais, services et finances :
- Inclure les frais et services supplémentaires tels que le ménage ou le lavage.
- Choisissez le mode de paiement.
- Informer la remise, le cas échéant.
- Mettre en place un dépôt et définir si le montant sera comptabilisé financièrement dans le système.
7. Dépôt de garantie :
- Si le montant est entré dans la caisse enregistreuse de l'entreprise, sélectionnez-le pour générer des enregistrements financiers.
- S'il s'agit d'un billet à ordre ou d'un accord sans apport financier, laissez-le sans inscription.
- Définir la date limite de restitution de l'acompte, par exemple au moment du retour ou après 60 jours.
8. Paiement et Réservation :
- Après avoir sauvegardé, retournez aux finances pour terminer les entrées en attente.
- Si le client a déjà payé, annulez le paiement.
- Une fois que tout aura été vérifié, la réservation sera prête.
9. Signature et impression :
- Il est possible de demander la signature du client, même s'il n'est pas présent.
- Il est également possible d'imprimer des bons, des listes de contrôle et d'autres documents.
10. Conversion en location :
- Lorsque le jour de ramassage arrive, changez le statut de la réservation pour ouvrir.
- Examinez les données, vérifiez les données financières et enregistrez.
- Après ouverture, de nouvelles options d'impression et d'expédition peuvent apparaître.
11. Remplacement du véhicule :
- Si la location est en cours et que vous devez changer de véhicule, utilisez l'icône de remplacement.
- Le véhicule précédent est enregistré dans l'historique pour les consultations futures, comme les amendes.
12. Retour :
- Pour revenir, changez le statut en fermé.
- Entrez la date et l'heure d'arrivée, le compteur kilométrique et le niveau de carburant.
- Le système calcule les différences, les frais ou les rendements nécessaires.
- Une fois fermée, la location sort de la réservation standard et de la liste ouverte, mais peut être filtrée.
### Conclusion
- Le flux de réservation et de location couvre l'ensemble du processus : réservation, retrait, paiement, signature, remplacement et retour.
- La vérification des informations récapitulatives et financières à chaque étape permet d'éviter les erreurs dans l'opération.
### Mots clés pour la recherche
#Réservations #Locations #VehicleRental #Dépôt #Checklist #DigitalSignature #7CarSystem #FleetManagement